A gestão de processos de negócios (ou BPM) é um conjunto de atividades e práticas destinadas a otimizar os fluxos de negócios da organização. A tecnologia BPM pode ser aplicada em muitas áreas de gestão diferentes de uma organização, seja ela a automação de funções repetidas ou a integração de novos funcionários.
Empresas de todo o mundo têm vindo a reconhecer a importância da gestão de processos, planeando investir em software BPM dentro dos próximos anos. Os benefícios são bastante claros. Com a ajuda da gestão de processos de negócios, é mais fácil:
- Medir e ajustar as operações para responder às necessidades do negócio
- Aumentar o desempenho das equipas, coordenando a força de trabalho
- Implementar desenvolvimentos de TI, alinhados com os desafios dos processos de negócios
- Responder rapidamente a mudanças em projetos ou oportunidades emergentes
Principais benefícios da gestão de processos de negócios
A implementação de software BPM na sua organização tem inúmeras vantagens. Algumas das mais populares são os seguintes:
1.
Aumento de produtividade
O principal benefício da implementação de software BPM é o aumento da produtividade. Uma ferramenta de BPM poderosa visa responder à racionalização de processos de negócio eliminando tarefas ineficientes. Outra grande vantagem das ferramentas de BPM é que são capazes de automatizar quase qualquer tipo de tarefa.
2.
Redução de custos
De acordo com as estatísticas, as empresas que implementaram a gestão de processos de negócios aumentaram seu ROI em até 41% no primeiro ano, fruto da eficiência que ganhou ao racionalizar os processos de negócios. Assim, a redução dos custos é outro benefício da adoção de uma solução de BPM.
3.
Mais agilidade
O medo de inovar e mudar é o pior inimigo de qualquer negócio. O BPM permite a criação de processos dinâmicos e flexíveis de um modo rápido e ágil. Isso que permite desenvolver uma cultura de inovação dentro do negócio, tornando a mudança algo comum dentro da organização, e não algo a ser temido.
4.
Satisfação das equipas
Como é normal, há momentos em que terá que fazer algum trabalho administrativo. Claro, ninguém gosta de o fazer, especialmente para uma posição que requer alta habilidade ou perícia. Felizmente, o BPM permite aos utilizadores automatizar e processar a maioria do trabalho administrativo. Com uma ferramenta de BPM, seria mais fácil para os funcionários concentrarem-se no trabalho que é realmente envolvente e agradável. Isso, por sua vez, leva à maior taxa de satisfação das equipas.
Dicas para escolher o melhor BPM
Um software de BPM visa ajudar as empresas a mapear os seus processos para identificar e eliminar gargalos, controlar os custos, e garantir a efeciência das equipas envolvidas nos processos.
Escolher o software de BPM certo pode ser um desafio por várias razões. Primeiro, a oferta de soluções de BPM é um mercado complexo e os produtos variam muito em recursos e capacidades. Em segundo lugar, determinar o que sua empresa precisa nem sempre é simples. Ao avaliar as soluções de gestão de processos, há uma série de coisas a serem consideradas. Especialistas em BPM recomendam prestar atenção aos seguintes aspectos:
Modelação de processos
O ponto mais importante a considerar quando está a selecionar a sua solução é o diagrama de fluxos do processo. No geral, há quatro tipos de soluções de modelação de processos: nenhuma ferramenta de modelação, interface visual baseada em etapas de negócios, interface visual baseada em atividades e dados recolhidos por meio de formulários de interface do usuário.
Designer de formulários Drag-and-Drop
As ferramentas de BPM usam um formulário para editar e capturar dados. Ao fazer a sua escolha, determine quem na sua equipa utilizará a ferramenta. Se selecionar uma ferramenta que é muito complexa, os membros da equipa podem não se adaptar à solução. Por outro lado, se escolher uma solução que é muito simplificada, acabará por desenvolver fora da ferramenta.
Suporte móvel
As melhores soluções de BPM oferecem suporte móvel para Android e iOS, e é um must-have absoluto, uma vez que os seus funcionários podem achar que é impraticável usar aplicativos acessíveis apenas no computador. Antes de decidir sobre um novo software, examine cuidadosamente se ele possui todas as funcionalidades que você pode precisar. É crucial que o BPM escolhido satisfaça todas as necessidades da sua organização.
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A tecnologia de gestão dinâmica de casos (Dynamic Case Management) permite que os utilizadores possam gerir processos ainda não estruturados. O DCM oferece padrões adaptáveis e baseados em contexto que permitem aos utilizadores selecionar o melhor caminho e conjunto de atividades para alcançar resultados mais bem-sucedidos e otimizados.
A interface intuitiva do sistema permite adicionar etapas de processo principais e possíveis sub-etapas em cada uma das fases. Usando ferramentas drag and drop, é fácil alterar a sequência das fases do processo, bem como mover etapas entre diferentes fases.
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