Com o escalar do negócio, as organizações deparam-se com a execução de tarefas repetitivas e manuais, traduzindo-se na necessidade de gerir os seus processos em direção à sua automatização.
Esta automatização revela-se preponderante no sentido de potenciar a eficiência das organizações, reduzindo erros e acelerando tarefas decorrentes da sua expansão. De modo a percorrer este caminho é necessário considerar-se como pilares fundamentais a: simplificação, desmaterialização, integração e automação.
Conhece os processo da sua organização?
Desta forma, identificamos as áreas funcionais de operações que podem ser alvo de melhoria. Deve-se proceder à criação ou levantamento de Standard Operating Procedures (SOPs), isto é, os procedimentos operacionais padrão que documentam as etapas necessárias para a realização e definição das responsabilidades inerentes a determinada função.
E, ainda, é necessário identificar e avaliar tarefas repetitivas, a sua previsibilidade, tipologia e perícia necessária, viabilidade de automação, fluxos de informação internos e externos e a viabilidade de integração entre sistemas.
Resulta, assim, o Automation Heat Map* que permite a priorização dos processos e atividades com maior potencial para a automação digital.
Posteriormente, identificados e priorizados os processos de negócios alvos de automação, as organizações devem identificar a tecnologia a ser implementada para a automatização dos processos.
E agora, qual é a melhor solução? Comprar ou construir?
A nossa proposta é a adoção de uma plataforma No-Code!
Assume-se a potencialidade do No-Code para a automação de processos, uma vez que permite a utilização de componentes em drag and drop que emulam a interação entre o utilizador e computador e a definição de regras de negócios que interagem, diretamente, com os dados do sistema.
5 passos fundamentais para organizar e implementar um sistema de gestão de processos de negócio com sucesso
1. Faça a modelação de processo com ferramentas BPMN 2.0.
A modelação de processos através de normas pré-estabelecidas permite que todos os envolvidos (internos e externos) permitam conhecer, comunicar, partilhar e gerir a mesma ideia com a mesma linguagem.
Assim, o BPMN 2.0 traz esse conjunto de normas, universalmente aceites, e capaz de reproduzir em diagramas todas as atividades e etapas de decisão de um processo organizacional.
2. Monitorize os processos em tempo real.
Para além da modelação e automatização dos processos de negócio, um sistema de gestão de processos negócio também permite a monitorização e a análise de todos os processos da sua organização. A monitorização contínua, a identificação e eliminação de falhas e, a otimização dos processos é a tarefa mais complexa.
3. Mantenha a sua biblioteca de processos atualizada.
A biblioteca de processos permite o armazenamento de uma análise detalhada dos fluxos de trabalho e processos da organização, devendo manter-se sempre atualizada.
Esta revela-se fundamental para: documentar os processos; avaliar os padrões e conformidades requeridas; servir de base para a análise e identificação de melhorias; desenhar novo processos para um processo já existes; e descrever requisitos para uma nova operação de negócio.
4. Os processos não podem ser rígidos? Utilize ferramentas de gestão dinâmica dos casos.
A Gestão Dinâmica de Casos baseia-se em software para gerir, melhorar e automatizar as operações. Permite aos utilizadores gerir processos não estruturados e, facilmente, alterar, remover ou adicionar etapas.
5. Tire partido de sugestões de Inteligência Artificial.
Um mecanismo de sugestões de Inteligência Artificial facilita e acelera a configuração dos diagramas de processos. Este gera recomendações para cada utilizador, individualmente, considerando decisões anteriores, bem como as melhores práticas para configuração de processos de negócio.
Acompanhe as transformações emergentes no mundo dos negócios, com uma definição clara dos fluxos de trabalho e a sua automatização, através de uma plataforma No-Code desenhada e construída, de acordo com as suas necessidades.
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A imDigital é parceiro integrador da plataforma Creatio – “Uma plataforma No-Code para automatizar workflows e CRM com o máximo grau de liberdade”
*Baseado no conceito apresentado pela Mckinsey no artigo “Where machines could replace humans—and where they can’t (yet)“.